3 maneras de ahorrar papel en los partes en el trabajo de campo

papeleo empresa agricola

Normalmente se utilizan partes de trabajo en papel para justificar las tareas realizadas en el campo. Es lo más común para el encargado o trabajador de campo, que no suele acercarse por la oficina ni tiene fácil acceso a un ordenador.

Pero digitalizar toda esa cantidad de información supone una enorme carga de trabajo para quien trabaja en administración. No se trata sólo de transcribir las hojas, también de localizar al ‘autor’ -que en ocasiones no tiene cobertura- para solucionar dudas.

Incluso hay algunos técnicos o encargados de campo que nos cuentan que pasan a limpio el parte de trabajo para que en la oficina puedan entenderlo. Desde luego estamos duplicando y hasta triplicando un trabajo que podría hacerse directamente desde el campo.

 

Esta ineficiencia repercute en un aumento en el coste de la mano de obra, e impide que puedas acceder rápidamente a la información cuando la necesitas. La solución pasa por recoger los partes de trabajo telemáticamente y desde el campo con una herramienta que siempre llevamos encima: el teléfono móvil.

Veamos las 3 maneras de ahorrarle horas de trabajo tanto al técnico o encargado de campo como al departamento de administración.

Herramientas colaborativas en la nube:

Las soluciones de almacenamiento en la nube están a la orden del día. Las principales son: Google Drive, Dropbox y Microsoft OneDrive, que cuentan con una app gratuita para compartir documentos en tiempo real y desde cualquier dispositivo.

Con herramientas de este tipo estarás resolviendo la necesidad de transferir información rápidamente desde el campo a la oficina. Y a diferencia de lo que se cree, funcionan también sin conexión a internet desde la versión móvil (sólo si antes te has descargado el archivo).

Pero crear la estructura para interpretar o visualizar los datos no será tarea fácil, así que no estarás reduciendo horas de trabajo en la oficina. Por ello te recomendamos dar un paso más allá.

ERP:

Los sistemas de gestión integral o ERP son software que integran funcionalidades de varios departamentos de la empresa. La principal ventaja es que dispones de cualquier tipo de información en un único sitio.

Algunos ERP cuentan con módulos específicos para gestionar y controlar explotaciones agrícolas, pero no todos están disponibles en versión móvil o su manejo es complicado y poco intuitivo. No olvidemos que el éxito de digitalizar los partes de trabajo depende de que se recojan telemáticamente desde el campo y, si el técnico o trabajador de campo no se siente cómodo con su uso, acabará volviendo al método de siempre: el papel.  

Apps de campo:

Para evitar hacer grandes inversiones en herramientas que no vas a rentabilizar recurre a las apps de gestión del campo. Permiten recoger fácilmente y desde el móvil la información sobre la tarea agrícola realizada: parcela, maquinaria, productos utilizados, tiempo destinado… 

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Liberarás al departamento de administración de montañas de partes de trabajo para pasar a ordenador. La información estará accesible en tiempo real, lista para consultar cuando la necesites. Y podrás tomar decisiones ágilmente o conocer los costes exactos de cada actividad. 

Suelen ser más económicas que un ERP y su implementación no tiene por qué ser compleja. Hay muchos programas de gestión del campo disponibles en el mercado, los encontrarás en App Store y Google Play. Te recomendamos que te asegures de que es fácil, visual e intuitiva, para que el trabajador no tenga que destinar más tiempo del necesario en registrar una labor. Sólo hay una manera de asegurarse de ello: pruébalo antes de contratar.

Agroptima es el programa de gestión del campo que te ofrece 15 días de prueba gratuita sin tener que hacer ningún tipo de trámite. Sólo descarga la app, crea tu usuario, importa tus campos de golpe con tu PAC y empieza a anotar labores desde el campo. ¡Pruébala y compártela con tu equipo!

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Mira en este vídeo cómo Francisco Nueno -propietario de Konzum Agrícola- ha reducido el trabajo en la oficina gracias a recoger la información directamente desde el campo con la app Agroptima 👇

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