Les quatre outils qui permettent d’obtenir un contrôle des coûts exhaustif

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De nombreux gérants d’entreprises agricoles nous demandent quels outils sont les plus utiles pour tout contrôler et ne pas avancer à l’aveugle. Voyons les options qui existent et lesquelles sont les mieux adaptées à votre entreprise.

Un contrôle exhaustif des coûts, au-delà de la marge bénéficiaire de fin d’année, fournira de nombreuses informations. Celles-ci permettront d’évaluer quels coûts ne sont pas indispensables et de se concentrer sur ceux qui le sont, prendre des décisions pour les campagnes suivantes sur la base de chiffres réels et, surtout, d’obtenir une image claire l’entreprise pour définir les investissements et les budgets.

Les outils agricoles pour contrôler les chiffres

Les feuilles de calcul :

Les feuilles de calcul sont une option accessible à n’importe quel chef d’entreprise. La plus connue est Excel, mais il existe aussi d’autres applications gratuites.

Si vous maitrisez bien les formules, vous pourrez créer des tableaux personnalisés avec lesquels visualiser de façon simple les informations. Et pour ceux qui sont un peu perdus, il existe de nombreux modèles disponibles pour saisir et manipuler toutes sortes de données.

Mais même si vous adaptez le modèle à votre entreprise, des erreurs peuvent survenir si vous essayez d’effectuer des modifications. De plus, il n’est pas toujours facile d’intégrer des feuilles de calcul aux autres processus de l’entreprise, si bien que, ce qui semble a priori être un outil économe, suppose un investissement important en temps pour vérifier qu’il fonctionne correctement.

C’est pourquoi, pour les entreprises qui manipulent un grand nombre de données spécifiques, il est recommandé de passer à un outil plus sophistiqué et adapté au secteur, un outil moins manuel.

Les programmes de comptabilité :

Les programmes de comptabilité sont des feuilles de calcul plus complexes qui affichent les informations de l’entreprise d’un point de vue comptable. 

Il en existe beaucoup sur le marché, gratuits et payants. Ils sont réellement utiles, surtout pour présenter des rapports, mais leurs limites sont vite atteintes lorsqu’il s’agit de manipuler un volume plus important de données et d’en extraire des informations comme par exemple le coût de revient du raisin ou l’amortissement de l’équipement. 

De fait, les programmes de comptabilité sont actuellement en train de disparaitre au profit de logiciels plus complets comme les ERP.

L’ERP :

On pense souvent qu’un ERP est semblable à un programme de comptabilité. C’est faux. Avec un logiciel ERP il est possible de non seulement gérer la comptabilité, mais également d’intégrer les fonctionnalités de plusieurs services de l’entreprise par le biais de modules. Par exemple : la facturation, les salaires, le contrôle des stocks, les paiements et les recettes, la création de budget et de factures, la relation clientèle, etc. Tout cela est géré à partir d’une base de données ou d’une application unique, ce qui limite la marge d’erreur. 

Mais un négoce agricole présente plusieurs particularités que les programmes de gestion d’entreprise standard ne couvrent pas. La solution passe par une personnalisation de l’outil en fonction des besoins de l’entreprise. Cela augmente le coût de l’investissement et prolonge la mise en œuvre

Les logiciels de gestion agricole :

Avec un logiciel de gestion agricole vous connaitrez les coûts exacts de chaque activité sans avoir à attendre la fin de la campagne pour obtenir cette information. Vous pourrez consulter les historiques des activités et prendre des décisions rapides à tout moment pour réduire les frais non indispensables et améliorer concrètement la rentabilité d’une culture ou d’une parcelle.

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L’autre avantage du logiciel de gestion agricole est qu’il est conçu pour travailler directement depuis le champ et qu’il intègre toutes les spécificités requises par le secteur agricole : calculer les données par hectare, par arbre, les rendements selon les opérations réalisées dans une culture ou une autre…

Le calcul des coûts et des recettes est automatique, ce qui garantit de ne pas ajouter de charge de travail supplémentaire au service d’administration.

Lequel choisir parmi tous ceux qui sont disponibles ?

De nombreux gérants ont des doutes sur l’usage d’un logiciel de gestion agricole parce qu’ils craignent de ne pas le rentabiliser. La rentabilité de l’investissement ne sera pas un problème si le logiciel choisi est celui qui est le plus approprié au type d’entreprise : adapté à l’entreprise, de mise en œuvre facile et d’utilisation aisée pour tous les services. C’est pourquoi nous vous recommandons de choisir un programme simple à manipuler, pour vous et pour le reste de votre équipe. Pouvoir l’essayer de manière gratuite peut vous aider.

Agroptima est un logiciel de gestion agricole qu’il est possible d’essayer pendant 15 jours. Il ne s’agit pas d’une version d’essai, mais bien du compte que vous utiliserez si finalement vous décider d’y souscrire.

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Nous vous encourageons à créer un compte gratuit, à y saisir les données de vos parcelles et à le partager avec votre équipe.

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